FUNGSI
MANAJEMEN PENGORGANISASIAN
Adanya
koordinasi yang kuat dan komunikasi yang lancar antar karyawan dalam suatu
perusahaan sangat dibutuhkan demi kemajuan suatu perusahaan. Untuk memenuhi hal
tersebut, dalam manajemen diperlukan suatu pengorganisasian yang sangat
teratur. Kemajuan suatu perusahaan dapat tercapai jika terbentuk
pengorganisasian yang teratur mengingat dengan pengorganisasian semua pekerjaan
dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Artinya dengan pengorganisasian dapat
menghemat waktu dan tenaga kita untuk bekerja sehingga kita dapat mengerjakan
pekerjaan yang lebih penting karena pekerjaan yang lainnya dapat dilakukan oleh
orang lain.
Dalam
pengorganisasian menghendaki adanya pembagian kerja atu spesialisasi, sesuai
dengan teori klasik adam smith yaitu “
the right man in the right place “ artinya seseorang yang memiliki keahlian
tertentu harus dipekerjakan atau ditempatkan pada keahliannya. Misalnya orang
yang ahli dalam bidang administrasi harus ditempatkan di bagian administrasi
pula, begitu juga dengan orang yang ahli dalam bidang keuangan harus
ditempatkan pada bagian keuangan pula. Artinya dalam pembagian kerja itu harus
benar-benar dilakukan dengan cermat. Nah, kali ini saya akan dibahas mengenai
fungsi pengorganisasian secara lebih rinci lagi.
A. Pengertian
Pengorganisasian Menurut Para Ahli
Ø Menurut
Cefto Samuel C, The proccess of
establishing ordrly uses for all oeganizational's resources. (pengorganisasian
merupakan proses mengatur semua kegiatan secara sistematis dalam mengelola
sumber daya).
Ø Menurut
Williams Chuck, Deciding where decision
will be made, who will do that jobs and task, and who will work for whom. (memutuskan dimana keputusan akan dibuat,
siapa yang akan melakukan pekerjaan dan
tugas itu, dan siapa yang akan bekerja serta untuk siapa mpekerjaan itu
dilakukan)
Ø Menurut
Daft Richard, Pengorganisasian merupakan
sebuah kegiatan pemanfaatan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
stategis.
Ø George R.Terry mengaertikan pengorganisasian
sebagai suatu tindakan mengusahakan hubungan kelakukan yang efektif antara
orang-orang, hingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan demikian
memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam
kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Jadi,
pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan
sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang
telah ditetapkan serta menggapai tujuan bersama. Pengorganisasian merupakan
sebuah aktivitas penataan sumber daya manusia yang tepat dan bermanfaat bagi
manajemen, dan menghasilkan penataan dari karyawan.
Fungsi
pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan
sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang
telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
Dengan kata lain
pengorganisasian adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian
tugas. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah
dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan
tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana
tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas
tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
Pengorganisasian
merupakan sebuah aktivitas penataan sumber daya manusia yang tepat dan
bermanfaat bagi manajemen, dan menghasilkan penataan dari karyawan. Hal - hal pokok yang perlu diperhatikan dari
pengorganisasian :
1.
Menentukan arah dan sasaran satuan organisasi,
2.
Menganalisa beban kerja masing – masing satuan organisasi.
3.
Membuat job description ( uraian pekerjaan)
4.
Menentukan seseorang atau karyawan yang berdasarkan atas pertimbangan arah dan
sasaran, beban kerja, dan urian kerja dari masing – masing satuan organisasi.
B. Prinsip Dasar Koordinasi / Organizing
1.
Seseorang yang duduk di satuan organisasi harus memiliki kompentensi , yaitu
kemampuan dan kemauan.
2.
Memiliki karakter, yaitu sikap dan kepribadian yang sesuai dengan hal – hal
pokok dalam berorganisasi.
3.
memiliki talenta, yaitu bakat dan potensi yang sesuai dengan hal – hal pokok
dalam berorganisasi.
4.
Memiliki komitmen, yaitu keikatan dan loyalitas dalam berorganisasi.
Agar karyawan
dapat menjalankan prinsip dasar dengan baik dan memiliki performa yang layak,
manajemen berkewajiban mengembangkan para pegawai. Untuk itu perlu dilakukan
hal – hal sebagai berikut :
1.
Untuk membentuk kompetensi, manajemen dapat meningkatkan kemampuan lewat on the
job training dan atau off the job training.
On
the job training adalah pelatihan di tempat kerja, bisa berupa magang atau
belajar sambil bekerja baik dengan sesama karyawan yang lebih senior maupun
pada atasan mereka.
Off
the job training adalah melatih kompetensi di luar tempat kerja. Pelatihan ini
bersifat teoritis seperti yang dilakukan oleh lembaga – lembaga pendidikan
formal seperti diploma, strata, maupun kursus yang dilakukan oleh organisasi
yang bersangkutan maupun lembaga lain.
Kedua komponen
inilah ( kemampuan dan kemauan ) yang dapat melihat kematangan seseorang dalam
bekerja, yaitu seorang karyawan dapat dikatakan matang dalam bekerja jika dia
memiliki kemampuan yang cukup dan semangat kerja yang tinggi.
2.
Pembentukan karakter dapat dibentuk melalui proses pembentukan kompetensi, yang
umumnya dibentuk melalui : adanya pembaruan pengetahuan ( up date knowledge )
yang dalam proses terus-menerus akan berubah menjadi sikap yang selanjutnya
menjadi prilaku yang selaras dengan visi dan misi yang ditetapkan oleh
manajemen,
3.
Memiliki talenta. Talenta sering diterjemahkan dengan bakat potensi. Bakat
merupakan sikap bawaan seseorang yang belum siap pakai untuk melakukan
aktivitas secara layak. Potensi merupakan bakat yang telah siap pakai karena
adanya proses pembelajaran, pelatihan, dan proses lain yang dilakukan oleh
seseorang.
4.
Komitmen adalah suatu keadaan dimana seorang pekerja atau karyawan memiliki
tingkat kelekatan ( kohesif ) yang tinggi pada organisasi dan manajemen.
Komitmen dapat dibentuk apabila prinsip dasar ( kompetensi, karakter, dan
talenta ) dapat dilalui manajemen dengan baik.
C. Pendelegasian Dan Desentralisasi Wewenang
Pendelegasian
merupakan alokasi atau pembebanan tugas, wewenang dan permintaan akan
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Untuk efektifnya pendelegasian ada
beberapa syarat :
- Rencana
dan kebijaksanaan harus jelas
- Tugas
dan wewenang harus dibatasi dengan yang diharapkan
- Orang
yang diberi tugas disiplin yang terbaik
- Komunikasi
secara terbuk
- Sistem
pengawasan perlu diciptakan
Tindak lanjut ialah perlunya diadakan desentralisasi
wewenang secara konsekuen. Akan tetapi
biasanya orang takut untuk mengadakan desentralisasi karena :
- Biayanya
tidak sedikit.
- Hilangnya
uniformitas kebijaksanaan.
- Terlalu
luasnya pengawasan.
- Proses
pengambilan keputusan yang sulit dll
Desentralisasi pada suatu saat pasti diperlukan
karena :
- Kecenderungan
orang ingin bebas mengambil keputusan.
- Dinamika
usaha memerlukan putusan cepat.
- Makin
bertambahnya orang yang mampu mengelola organisasi.
- Teknik
pengawasan berkembang dengan baik
D.
Departementasi dan Pembagian Kerja
Departementasi
merupakan pengelompokkan kegiatan kerja yang hampir
sama dan erat hubunganya satu dengan yang lainnya. Pembagian
kerja merupakan pemecahan tugas sedemikian rupa sehingga
orang perorang di dalam organisasi bertanggung jawab pada
dan melaksanakan kegiatan tertentu saja. Pembagian kerja dalam ilmui
ekonomi lebih dikenal dengan spesialisasi.
Pembagian
kerja pada akhirnya akan menghasilkan departemen-
departemen dan job description dari masing-masing departemen
sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.
Beberapa dasar dalam departementasi:
Departemen
fungsional
Pekerjaan
dapat dikelompokkan menurut fungsi dari organisasi.
Perusahaan bisnis meliputi fungsi seperti : produksi, pemasaran,
keuangan, akunting dan personalia Rumah sakit
meliputi fungsi seperti : bedah, psikiatri, rumah tangga, farmasi dan
pesonalia.
Departemen
territorial
Pembentukan
kelompok atas dasar daerah geografis.
Logikanya
adalah bahwa semua kegiatan dalam daerah tertentu seharusnya
ditugaskan kepada seorang manajer.
Departemen
produk
Dalam banyak
perusahaan besar yang produknya beraneka ragam,
kegiatan dan personalianya dikelompokkan atas dasar produk .
Departementasi
pelanggan
Contoh
departemntasi yang berorientasi pada pelanggan adalah
lembaga pendidikan. Beberapa
lembaga pendidikan menyelenggarakan kuliah-kuliah tetap
dan kuliah ekstensi.
Dalam
praktek, dasar-dasar penggolongan itu tidaklah dianut
secara konsekuen, sebab seringkali didasarkan atas kombinasi
dari beberapa dasar yang tersebut di atas.
F. Analisis Pekerjaan
Menurut Summary
of National Job Analysis Methode Survey, analisa pekerjaan adalah “proses mempelajari dan mengumpulkan
informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan
tertentu. Sedangkan kegunaan dari analisa kerja adalah sebagai berikut:
- Pengabsahan
(validation) atas prosedur-prosedur pengangkatan, pengabsahan dibenarkan
dan dirumuskan sebagai menguji secara sistematik kriteria seleksi atau
predikator untuk menentukan apakah hal-hal itu berhubungan erat dengan
kelompok prilaku dari pekerjaan itu.
- Pelatihan
(training). Uraian tugas-tugas dan peralatan yang dipergunakan sangat
membantu dalam mengembangkan isi program-program pelatihan.
- Evaluasi
pekerjaan. Uraian pekerjaan dan rincian persyaratan tenaga kerja yang
diperlukan dievaluasi kegunaannya, dengan sasaran terakhir untuk penentuan
nilai dalam bentuk uang
- penilaian
prestasi. Sebagai pengganti penilaian seorang karyawan atas sifat-sifat
seperti ketergantungan dan inisiatif, ini ada kecenderungan untuk
menentukan sasaran pekerjaan dan hasil kerja dinilai berdasarkan tercapai
tidaknya sasaran tersebut.
- Pengembangan
karier. Informasi pekerjaan membantu perusahaan untuk merencanakan
saluran-saluran promosi, dan menyediakan data mengenai kesempatan dan
persyaratan karier didalam organisasi kepada karyawan
- Organisasi.
Informasi pekerjaan yang diperoleh melalui analisa pekerjaan seringkali
mengungkapkan contoh-contoh organisasi yang jelek sehubungan dengan
faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan pekerjaan.
- Perkenalan
(induction). Untuk petatar (trainee) baru, uraian pekerjaan paling
membantu dalam masa orientasi.
- Penyuluhan
(counseling). Informasi pekerjaan sangat bernilai dalam penyuluhan
pekerjaan. Disarankan lebih banyak penyuluhan semacam itu diberikan pada
tingkat sekolah menengah, karena banyak lulusannya tidak menyadari jenis-
jenis pekerjaan yang ada.
- Hubungan
perburuan (labor relation). Uraian pekerjaan standar fungsi . Jika seorang
karyawan mencoba menambah atau mengurangi tugas-tugas yang tercantum
disana, maka standar telah dilanggar. Serikat buruh, demikian juga
managemen tertarik 10. Penataan kembali (reengineering) pekerjaan. Jika
para majikan ingin menyesuaikan pekerjaan dengan suatu kelompok khusus,
misalnya orang cacat fisik, biasanya mereka harus mengubah isi pekerjaan
tertentu. Analisis pekerjaan menyediakan informasi yang akan memudahkan
perubahan pekerjaan untuk memungkinkan diisi oleh personalia dengan
sifat-sifat khusus.
G. Seleksi Personalia
Menurut Prof.
Edwin B Flippo, seleksi adalah “pemilihan
seseorang tertentu dar sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk
melaksanakan suatu jabatan tertentu”.7) Manajemen memutuskan pekerjaan apa
yang terlibat dan kemampuan-kemampuan individu yang dibutuhkan untuk
melaksanakan pekerjaan secara efektif. Kemudian manajer melihat prestasi para
pelamar diwaktu yang lalu dan memilih seseorang yang memiliki kemampuan, pengalaman
dan kepribadian yang paling memenuhi persyaratan suatu jabatan.
Prestasi masa
lalu merupakan penunjuk paling baik bagi prestasi dimasa yang akan datang. Apa
yang dilakukan seseorang di waktu yang lalu, seperti ditunjukkan oleh laporan-
laporan sekolah, pengalaman kerja dan kegiatan-kegiatan diluar kurikulum,
adalah predikator paling baik tentang apa yang kemungkinan akan dilakukan di
waktu yang akan datang.
berbagai
prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan
tersedia.
Menurut T. Hani
Handoko langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah:
1.
Wawancara pendahuluan
2.
Pengumpulan data pribadi (biografis)
3.
Pengujian (testing)
4.
Wawancara yang lebih mendalam
5.
pemeriksaan referensi-referensi prestasi
6.
Pemeriksaan kesehatan
7.
Keputusan pribadi
8.
Orientasi jabatan
Ada
beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa
faktor tersebut adalah:
2.
Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk
menunjukkan apa yang telah dilakukan seseorang di waktu yang lalu.
3.
Bakat dan Minat (aptitude and interest), untuk memperkirakan minat dan
kapasitas / kemampuan seseorang.
4.
Sikap dan kebutuhan (attitudes and need), untuk meramalkan tanggung jawab dan
wewenang seseorang.
5.
Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan
pemikiran dan penganalisaan.
6.
kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam
pelaksanaan pekerjaan.
7.
Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan
aspek- aspek teknik pekerjaan.
Setelah
diseleksi, Karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan
organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan
kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini
merupakan proses penting karena suatu pekerjaan baru adalah sulit dan
menyebabkan frustasi bagi karyawan baru. Menurut American Society for Personel
Administration, situasi baru adalah “berbeda dan asing, serta proses orientasi
yang jelek dapat memadamkan antusiasme dan usaha mulai dari permulaan”.9)
Karena berbagai perusahaan melaporkan bahwa lebih setengah dari pengunduran
diri suka rela terjadi dalam 6 (enam) bulan pertama, Orientasi yang tepat dapat
berbuat banyak untuk mengurangi masalah ini dan biaya-biaya yang menyertainya.
Tahap
pertama biasanya diselenggarakan oleh staf unit personalia, hal-hal yang
dipertimbangkan mencakup:
1. Hasil produksi
perusahaan itu
2. Tunjangan
kesejahteraan Karyawan
3. Jadwal gaji
4. Keselamatan
5. Masa percobaan
6. Pencatatan waktu
dan ketidakhadiran
7. Hari libur, parkir,
prosedur keluhan.
8. Program persamaan
kesempatan penempatan tenaga kerja
Tahap
kedua dari sebagian besar program orientasi yang terorganisasi dilaksanakan
oleh penyelia langsung.
Karyawan yang baru diangkat itu diperkenalkan kepada sesama karyawan, dibawa keliling departemen dan diberi informasi tentang hal-hal kecil
seperti tempat ganti pakaian dan kamar kecil, prosedur
persediaan, jam kerja, lembur, prosedur pemanggilan, jam istirahat
dan makan siang, dan fasilitas-fasilitas perusahaan. Menurut OC Brenner dan J.
Tomkiewcz, “suatu program percobaan khusus atas orientasi
direncanakan dengan sasaran khusus untuk meyakinkan karyawan yang baru diangkat bahwa mereka
mempunyai kesempatan baik untuk berhasil.
Karyawan
tersebut diminta untuk melupakan permainan yang sewenang-wenang dari
para karyawan yang lebih tua, dan dianjurkan agar mendekati para
penyelia mereka jika ada pertanyaan dan masalah.
Program
orientasi akan lebih lengkap jika mencakup tindak lanjut beberapa minggu
kemudian. Wawancara ini bisa dilakukan oleh penyelia atau
spesialis personalia dan berhubungan dengan kepuasan
karyawan terhadap pekerjaan dan organisasi, dan kepuasan penyelia terhadap
karyawan. Ketidakpuasan mungkin dijernihkan dengan penjelasan- penjelasan atau pemindahan nyata ke pekerjaan yang berbeda,
bagaimanapun minat terhadap karyawan yang dibuktikan
dengan tindakan yang tulus untuk melakukan wawancara tindak lanjut akan membantu meningkatkan tingkat kepuasan karyawan.
Oleh
sebab itu sering dipakai ukuran kepuasan para penyelia dan karyawan lama
terhadap masuknya karyawan baru
tersebut, disamping kepuasan karyawan baru, untuk menilai keberhasilan proses orientasi. Bila tahap seleksi tidak berbuat
kesalahan biasanya proses orientasi juga tidak akan mengalami kesulitan.
H. Produktivitas
Ada beberapa pendapat orang mengenai
produktivitas, diantaranya; menurut J. Ravianto, bahwa Produktivitas adalah
suatu konsep yang menunjang adanya keterkaitan hasil kerja dengan sesuatu yang
dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari tenaga kerja.
Sedangkan
menurut Muchdarsyah Sinungan, bahwa :”Produktivitas
adalah hubungan antara hasil nyata maupun fisik (barang atau jasa) dengan
masuknya yang sebenarnya , misalnya produktivitas ukuran efisien produktif
suatu hasil perbandingan antara hasil keluaran dan hasil masukan.
Mengenai
produktivitas Payaman J. Simanjuntak, menjelaskan”Produktivitas merupakan perbandingan antara hasil yang dicapai
(keluaran) dengan keseluruhan sumber daya (masukan) yang terdiri dari beberapa
faktor seperti tanah, gedung, mesin, peralatan, dan sumber daya manusia yang
merupakan sasaran strategis karena peningkatan produktivitas tergantung pada
kemampuan tenaga manusia.”13)
Dari beberapa
pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa produktivitas adalah suatu
perbandingan antara hasil keluaran dengan hasil masukan. keefektifan ini
dilihat dari beberapa faktor masukan yang dipakai dibandingkan dengan hasil
yang dicapai. Sedangkan produktivitas kerja yaitu jumlah produksi yang dapat
dihasilkan dalam Waktu tertentu
Faktor – faktor
yang dapat mempengaruhi produktivitas Tenaga kerja atau pegawai adalah manusia
yang merupakan faktor Produksi yang dinamis memiliki kemampuan berpikir dan
motivasi kerja, apabila pihak manajemen perusahaan mampu meningkatkan motivasi
mereka, maka produktivitas kerja akan meningkat.
Faktor-
faktor yang mempengaruhi produktivitas yaitu:
1.
Kem am puan, adalah kecakapan yang dimiliki berdasarkan pengetahuan, lingkungan
kerja yang menyenangkan akan menambah kemampuan tenaga kerja.
2.
Sikap, sesuatu yang menyangkut perangai tenaga kerja yang banyak dihubungkan
dengan moral dan semangat kerja
3.
Situasi dan keadaan lingkungan, faktor ini menyangkut fasilitas dan keadaan
dimana semua karyawan dapat bekerja dengan tenang serta sistim kompensasi yang
ada.
4.
Motivasi, setiap tenaga kerja perlu diberikan motivasi dalam usaha meningkatkan
produktivitas.
5.
Upah, upah atau gaji minimum yang tidak sesuai dengan peraturan pemerintah
dapat menyebabkan penurunan produktivitas kerja.
6.
Tingkat pendidikan, latar belakang pendidikan dan latihan dari tenaga kerja
akan mempengaruhi produktivitas, karenanya perlu diadakan peningkatan
pendidikan dan latihan bagi tenaga kerja.
7.
Perjanjian kerja, merupakan alat yang menjamin hak dan kewajiban karyawan.
Sebaiknya ada unsur-unsur peningkatan produktivitas kerja.
8.
Penerapan teknologi, kemajuan teknologi sangat mempengaruhi produktivitas,
karena itu penerapan teknologi harus berorientasi mempertahankan produktivitas
Pengaruh
penerimaan tenaga kerja terhadap produktivitas Atas dasar pengertian kemampuan
dari tenaga kerja yang terkait dengan keahlian seseorang di bidangnya
(profesional) dalam menyelesaikan pekerjaan, maka manajemen personalia sebagai
departemen yang bertugas dalam penerimaan (rekruitmen) tenaga kerja berperan
penting dalam menjalankan prosedural yang berlaku, prosedur penerimaan tenaga
kerja adalah bagian dari berbagai sistem yang mempengaruhi produktivitas
perusahaan sehingga kecermatan dan ketelitian dalam pengambilan keputusan untuk
menerima tenaga kerja dapat baru dapat dipertanggungjawabkan.
